1. Responsable du traitement
Le responsable des traitements décrits dans cette politique est PINEA, SAS au capital de 10 200 €, immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 988 575 684, dont le siège est situé 60 rue François Ier, 75008 Paris, France.
Pour toute question ou demande relative à vos données : contact@pinea.be.
2. Données traitées
Navigation et sécurité
Des données techniques peuvent être traitées pour assurer le fonctionnement et la sécurité du service : adresse IP, date et heure, type de navigateur, journaux de connexion, événements de sécurité et informations de session.
Compte créateur
PINEA traite le nom d’artiste ou pseudonyme, l’adresse email, le pays de résidence, la date de naissance (pour vérifier que le programme, réservé aux personnes de 18 ans et plus, vous est ouvert), la situation professionnelle déclarée, l’empreinte sécurisée du mot de passe, les dates de vérification du compte et les preuves d’acceptation des conditions applicables. Le profil peut aussi contenir, si vous les fournissez, un numéro de téléphone, une biographie, un portfolio et des liens vers des réseaux sociaux.
Candidature et évaluation
Sont traités le design ou son aperçu, son titre et son histoire, les réponses au formulaire, les informations relatives à l’originalité, aux éléments de tiers, aux outils d’intelligence artificielle éventuellement utilisés, aux formats sources, ainsi que le statut, les notes, les commentaires et la décision de l’équipe PINEA.
Documents et échanges privés
Le dossier contient aussi les questions et réponses échangées avec PINEA, les demandes de compléments, les documents relatifs au design et à ses droits que vous déposez, leurs dates et les projets de contrats préparés après sélection. Ces éléments servent au suivi de votre candidature et aux démarches précontractuelles que vous demandez. Les pièces reçues ne sont pas automatiquement validées ; les projets ne sont pas signés.
Ce dépôt n’est pas destiné aux RIB, pièces d’identité, numéros de sécurité sociale ou documents fiscaux. Le circuit bancaire n’est pas actif. Ne communiquez pas ces informations dans les échanges.
Contrats PDF et signatures simples internes
Après finalisation par PINEA, les parties peuvent signer un exemplaire PDF figé dans l’application. Pour établir leur accord et le rattacher au document, PINEA conserve le PDF, son empreinte SHA-256, sa version, les noms des signataires, leurs identifiants de compte et adresses email vérifiées, le texte des déclarations acceptées, la révision professionnelle concernée et les dates des opérations de préparation, de signature ou de retrait.
Un code temporaire est envoyé à l’email du compte. Sa vérification et les limites d’essais utilisent une empreinte protégée du code, pas son stockage en clair dans la base. La validité du code est de dix minutes ; cette expiration ne supprime pas les preuves des signatures déjà enregistrées. Aucune date de naissance, pièce d’identité, donnée bancaire ou image de signature manuscrite n’est demandée par ce parcours. Le reçu téléchargeable ne contient pas les identifiants internes ni les adresses email.
Ce procédé de signature simple interne n’est pas une signature qualifiée ni un certificat cryptographique incorporé au PDF. L’accord pour signer le contrat est distinct d’un consentement à la prospection. La signature seule ne déclenche aucun paiement ni mise en vente.
Choix contractuels, fichier final et paiement de l’offre
Le formulaire conserve l’offre choisie, le crédit public autorisé (nom légal, pseudonyme ou aucun nom), le lien et les textes facultatifs, ainsi que le fichier final désigné et son empreinte. Pour Signature uniquement, votre nom de destinataire et votre adresse en France ou Belgique sont nécessaires à la livraison ; ils figurent dans l’annexe privée du contrat, jamais sur la fiche produit publique.
Après les deux signatures, le paiement volontaire de l’offre peut être proposé sur la page sécurisée Stripe. Les données de carte sont saisies chez Stripe, pas dans le dossier PINEA. PINEA conserve le montant, la devise, l’offre, les références techniques et le statut du paiement ou des incidents nécessaires au rapprochement, à la comptabilité et à la prévention de la fraude. Les documents privés et l’adresse de livraison ne sont pas ajoutés aux métadonnées Stripe. Le paiement de l’offre est distinct du versement ultérieur de vos commissions et n’autorise aucun prélèvement annuel.
Après acceptation, uniquement si la collaboration se poursuit
Dans « Mon activité », PINEA traite l’identité légale, le nom commercial facultatif, l’adresse professionnelle, le pays d’établissement, la situation professionnelle, le numéro d’immatriculation et les informations de TVA selon votre situation, ainsi que la déclaration relative aux droits accordés. Ce dossier est distinct des candidatures et commun à vos designs.
Après sélection uniquement, des justificatifs professionnels peuvent être demandés : immatriculation, régime fiscal, dispense de précompte ou habilitation à accorder les droits. Les demandes, fichiers reçus, dates, versions et retours de vérification servent à préparer et documenter la collaboration. Ne joignez que la pièce demandée, en masquant les données sans rapport avec la demande.
Le portail reçoit la facture PDF ou son numéro, affiche son statut de contrôle, puis la date et la référence du virement enregistré par PINEA. Les coordonnées bancaires figurent sur la facture du créateur : aucun RIB séparé n’est collecté. Le virement reste effectué manuellement hors du portail.
Un numéro de sécurité sociale ne peut être demandé que si une obligation sociale identifiée l’exige et dans un circuit spécialement protégé. PINEA ne demande ni RIB, ni pièce d’identité, ni donnée fiscale au stade de la candidature gratuite. Une pièce d’identité ne sera demandée ultérieurement que si une vérification légale ou un prestataire réglementé l’impose.
3. Finalités et bases juridiques
- Créer et sécuriser le compte, vérifier l’email, enregistrer un brouillon et traiter la candidature : exécution des conditions d’utilisation et mesures précontractuelles demandées par le candidat.
- Évaluer le design, documenter la décision, prévenir les abus et défendre les droits de PINEA ou de tiers : intérêt légitime, après mise en balance avec les droits du candidat.
- Préparer, conclure et exécuter un éventuel contrat de collaboration : mesures précontractuelles et exécution du contrat.
- Établir les factures, relevés de rémunération, déclarations sociales et fiscales et pièces comptables : respect des obligations légales de PINEA.
- Déposer des traceurs non strictement nécessaires ou envoyer une prospection électronique : consentement préalable, lorsqu’un tel traitement est proposé.
La prise de connaissance de la présente politique n’est pas un consentement général au traitement des données. Lorsqu’un consentement est nécessaire, il est demandé séparément et peut être retiré.
4. Évaluation humaine
La grille de notation aide l’équipe à structurer son analyse. La décision d’accepter, de refuser ou de demander des modifications est prise par une personne et n’est pas fondée exclusivement sur un traitement automatisé. Si ce fonctionnement devait changer, PINEA informerait préalablement les candidats et mettrait en place les garanties requises.
5. Caractère obligatoire des informations
Les champs signalés comme obligatoires sont nécessaires à l’étape concernée. Le choix « Pas encore déclaré » permet de candidater gratuitement sans statut professionnel. Les coordonnées professionnelles complètes et les justificatifs ne sont pas exigés pour cette candidature. Après sélection, les informations nécessaires à la régularisation et à la vérification doivent être fournies avant le lancement commercial ; leur absence bloque cette suite, pas l’étude du design.
6. Destinataires et prestataires
Les données sont accessibles aux seules personnes habilitées de PINEA chargées de la sélection, de la relation créateur, de l’administration, de la comptabilité ou de la sécurité. Elles peuvent être traitées, dans la limite de leur mission, par les prestataires d’hébergement, d’authentification, de stockage, d’envoi d’emails, de support, de signature ou de paiement retenus par PINEA, ainsi que par ses conseils et les autorités légalement habilitées.
PINEA ne vend pas les données personnelles des créateurs.
7. Transferts hors de l’Espace économique européen
PINEA privilégie des traitements dans l’Espace économique européen. Lorsqu’un prestataire implique un transfert vers un autre pays, PINEA vérifie le mécanisme juridique applicable et met en place les garanties requises, telles qu’une décision d’adéquation ou les clauses contractuelles types de la Commission européenne, complétées si nécessaire. Vous pouvez demander des informations sur ces garanties à contact@pinea.be.
8. Durées de conservation
- Compte actif et brouillons : pendant l’utilisation du compte, puis au plus 24 mois après la dernière activité.
- Candidature refusée, retirée ou clôturée sans contrat, avec ses pièces, échanges et projets non signés : au plus 24 mois après sa clôture.
- Négociation acceptée mais non conclue, y compris dossier professionnel et justificatifs précontractuels : au plus 24 mois après la fin des échanges, sauf obligation légale distincte ou litige justifiant un archivage restreint.
- Contrat, attestations et journal de preuve des signatures, preuves de son exécution : pendant la relation, puis en archivage restreint pendant 5 ans, sauf durée différente imposée par un texte ou nécessaire à un litige en cours.
- Factures, relevés et pièces comptables : 10 ans à compter de la clôture de l’exercice concerné.
- IBAN et titulaire du compte : jusqu’au solde des sommes dues ; seules les preuves strictement nécessaires peuvent ensuite être archivées de façon restreinte pendant la durée de prescription applicable.
- Journaux de sécurité : au plus 12 mois, sauf incident nécessitant une conservation plus longue.
- Choix relatifs aux cookies : 6 mois.
À l’expiration de la durée applicable, les données sont supprimées ou anonymisées, sous réserve des archives imposées par la loi et du cycle limité des sauvegardes.
9. Sécurité
PINEA met en place des mesures techniques et organisationnelles adaptées aux risques, notamment la limitation des accès selon les fonctions, la protection des communications, la sécurisation des identifiants, la traçabilité des opérations sensibles et la séparation des données bancaires du dossier artistique lorsque cette séparation est possible. Aucun moyen de transmission n’étant infaillible, tout incident est traité conformément aux obligations applicables.
10. Vos droits
Selon la base juridique et votre situation, vous disposez de droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, de portabilité et d’opposition, ainsi que du droit de retirer votre consentement à tout moment pour les traitements qui en dépendent. Le retrait du consentement ne remet pas en cause les opérations déjà réalisées licitement.
Vous pouvez exercer vos droits à contact@pinea.be ou par courrier au siège de PINEA. Une preuve d’identité peut être demandée uniquement en cas de doute raisonnable et doit alors être limitée à ce qui est nécessaire. Vous pouvez également saisir la CNIL.
11. Cookies et modifications
Le détail des technologies utilisées figure sur la page Cookies. PINEA peut mettre à jour cette politique pour tenir compte d’une évolution du service ou du droit applicable. Une modification importante sera portée à la connaissance des personnes concernées avant de produire ses effets lorsqu’une nouvelle information ou un nouveau choix est requis.